Como Planejar um Grande Evento com Sucesso?

 In Eventos

Organizar um grande evento não é uma tarefa simples. Exige comprometimento, organização e uma boa equipe de pessoas que possam auxiliar no que for preciso. Veja neste artigo alguns pontos essenciais para ficar atento!

Defina uma estratégia

Com a responsabilidade de planejar um evento, vêm diversas obrigações e é importante pensar em tudo para evitar possíveis problemas. Ao mesmo tempo, esteja preparado para pequenos imprevistos, para que saiba como contornar caso aconteçam. Considerar todas as variáveis dentro do planejamento pode te deixar preparado para lidar com tudo!

Todo e qualquer detalhe merece uma atenção especial. Além disso, a equipe e os parceiros contratados, devem estar tão comprometidos com o evento quanto quem planejou, cumprindo suas obrigações.

Montagem do cronograma

O planejamento deve ser feito com antecedência. A partir daí, é importante já estabelecer prazos e traçar as estratégias necessárias para organização.

O cronograma é uma excelente ferramenta para gerenciar seu evento. Com ele é possível definir, quem, quando, onde e como. Sendo possível cobrar e fiscalizar o andamento de cada uma das etapas do projeto.

É preciso estar atento para que tudo saia como o planejado, desde dias antes do evento até depois que o evento já aconteceu, pois ainda sobram algumas demandas a serem cumpridas. Tudo isso deve estar indicado no cronograma.

Aposte na tecnologia

O local em que tudo vai acontecer é um ponto muito importante da organização, desde a questão de acesso ao lugar escolhido até questões de estrutura, espaço, segurança, acústica, decoração, lugar para equipamentos, entre outros pormenores.

Um ponto muito importante e que muitas vezes é tratado como secundário na hora do planejamento é a conectividade tanto da equipe, quanto do público presente no evento. É comum ir a grandes eventos, feiras ou palestras e não conseguir sequer postar um registro ou usar a internet devido à falta de conexão.

Apostar na tecnologia garante que seu evento esteja preparado para realizar transmissões online sem interrupções ou que seu público consiga realizar ações, propagando sua marca nas redes sociais por exemplo. Contratar um link dedicado de internet, tornou-se um item obrigatório que garante conectividade, banda e estabilidade para os usuários do seu evento.

Outro ponto de destaque é o uso de soluções para gerenciamento e segurança de conexão dos usuários, que garantem uma identificação, coletando dados como email dos usuários conectados e também protegem contra possíveis invasões.

Fique atento ao orçamento

É necessário se manter atento ao orçamento planejado. Ter tudo calculado dá o controle do tamanho do evento que será realizado e do quanto poderá ser investido em cada segmento da organização e realização do evento, respeitando as estimativas de gastos.

No caso de eventos públicos, é necessário estimar e acompanhar também a venda de convites para verificar as metas e objetivos de venda traçados.

Feedback do evento

Por fim, ouça e dê importância ao feedback que receberá de fornecedores, trabalhadores, convidados e todos que participaram. Faça anotações dos pontos bons e ruins ressaltados, para que em uma próxima experiência você já acrescente no próprio planejamento as adaptações que sabe que serão necessárias para a realização do evento.

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